按照《国家行政机关公文处理办法》，常用的公文有13类14种，包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。本次主要针对我们日常中用的比较多的文种的拟写基本要领、方法作一个讲解。
公文的文种选择应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的行文关系确定。各文种都是有固定或惯用的形式的。在选准了文种后，按照这种公文的基本格式拟写完整各个部分就可以了。剩下的就是正文部分的表述。基本就是要主旨明确（是报告问题还是要请示批准？）、表述清晰（不要模棱两可、前后不一致、词语搭配不当）、言简意赅（不拖泥带水、罗嗦）。

（一）报告。
1.含义。报告是我们日常中用的最多的一种文种，目的是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见、回复上级机关的询问或要求，是一种上行文。
2.基本写法。“三段式”规则。
第一种：基本情况——做法——存在问题（或意见或下一步工作措施）。
第二种：基本情况——存在问题——下一步工作措施（或建议、意见）
第三种：基本情况——原因分析——工作措施。
3.写作要求。
（1）注意时效，情况真实。我们在拟写报告时应特别注意时效性问题。从我们局、处工作情况来看，一般领导交办、重点工作事项应在2天内完成并提交工作报告；一般的工作事项也应在工作完成后尽快提交工作报告。拟写报告一定要注意数字、情况的真实，必须原原本本的反映实际情况，不可虚夸。
（2）语言要简洁，篇幅要短小。拟写报告时应充分运用概述和突出重点的表达方法写出工作的重点，切忌长篇累牍，尤其在反映基本情况时，应用最简洁的语言、最精确的数字反映出全面情况。工作中，我们发现有些同志在拟写工作情况报告时，基本情况从工作为什么开展、依据是什么、怎么样联合哪个部门等等写的非常多。其实基本情况只要把工作开展后取得的效果、调查中发现的实际情况写出来就可以了。
（3）不能夹带请示事项。
4.例文1.1：《关于花都富都客运公司反映问题调查情况的报告》
例文的第一、二段详细的叙述了调查的有关情况，突出了文章的重点和主题，第三段提出了相关建议。文章整体中心突出、语言表达精练、结构设置合理。

（二）请示。
1.含义。请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。
2.基本写法。三部分构成，一是开头部分，写请示的原因或背景，要求充分而简明；二是主体部分，写请示的事项即具体请示的问题，并且归列在一起，如“现就有关工作请示如下：一、，二、，三、……。”；要求写的实际、合理、明确、简要；三是结尾部分，使用惯用词语：专此请示，请批示；妥否，请批示等。
3.注意事项。
（1）一文一事。一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一的进行处理。
（2）一个主送机关。一份请示只能送一个上级领导机关或上级主管部门（如市交委），不能同时送两个或两个以上的机关。
（3）不能越级请示。请示一般情况下不能越级请示，如有特殊情况或紧急事项必须越级请示时，可以越级请示。
（4）不能抄送下级机关。
4.例文：2.1《关于加大出租车违章处罚力度有关问题的请示》。
2.2《关于审定我市出租汽车推广使用统一座椅套工作实施方案的请示》
例文2.1是写的比较好的请示，该文中第一段就简明扼要的阐述了报送了请示的原因、背景，接着第二段就开始写请示的具体事项，各个事项分列写出，具体、清晰。最后，结尾写上惯用语：专此请示，请批示。
例文2.2，其中心表达的内容应为请示批准该方案等相关工作措施的，并适当交代相关的工作情况。但是该文原文中，使用了一般报告的形式，即分项叙述了征询情况、企业意见、我处的意见等，在文说的最后的“下一步工作措施”中才提及拟开展的工作。这就造成了中心不突出、请示事项不明等问题。应首先简略引述近期该工作开展的情况，其次重点将需要请示的事项列明。

（三）意见。
1.含义。是用于对重要问题提出建议、主张和处理办法时使用的一种文种，可用于上行文、下行文和平行文。作为上行文时，是用于下级机关向上级机关上报建议性意见；作为下行文时，是用于上级机关向下级机关下发指导性意见；作为平行文时，是提出有关意见供对方参考。
2.适用范围和类型。
（1）向上级机关提出工作建议。注意：提出这类意见的机关并不是本身有什么请求，而是为上级机关拟出某种方案、措施或办法，属建议性质。同时，提出这类意见的多为职能部门，他们虽然熟悉自己范围内的事，但由于受职权范和隶属关系得影响，无法直接行文给别的部门或某级政府，便提出意见，请求上级批转给有关单位执行。
（2）对下级工作进行工作指导。一是向下级机关开展某项工作提出原则性的要求和指导性的意见；二是针对下级机关工作中的某些薄弱环节或新问题，提出政策性措施和处理办法；三是针对下级机关在贯彻执行某项工作中出现的问题，提出纠正偏差、改进工作的指导意见。
（3）平级或不相隶属机关之间提出工作建议，供对方参考。
3.基本写法。
由三部分组成。一是开头部分写明发文的原因，即意见所针对的实际情况和存在问题或者是指出该项工作的意义、目的和制文依据；二是陈述具体意见，注意层次清晰、逻辑分明；三是结尾，如为请准性意见，可加上惯用语，如“以上意见如无不妥，请批转各地执行”。
4.写作要点。
（1）目的要明确。针对什么问题，达到什么目的，在意见中要写清楚。
（2）理由要充分。无论是上报还是下发的意见，都要充分阐明其必要性及政策、法律依据。
（3）内容要明确。建议、措施要切实可行，能够解决实际问题。
5.例文3.1：《关于对搬迁珠江新城配客点的意见》。
例文3.1是《意见》作为平行文使用，其整体表述简练、中心突出，意见具体、明确。给属平级或不相隶属机关之间提出工作建议，供对方参考。

报告、请示、意见3种文种，一般会涉及到向上级提出了工作建议和处理措施。但在日常工作中，我们发现拟稿人在选用这些文种常常混淆使用。特别是但意见作为上行文时，容易与请示混用。这3种公文之间该如何正确选用呢？简单地说：
1.如果所拟的“见解和处理方法”仅仅是在向上级汇报工作，反映情况的过程中附带的话，那么就应该用“报告”。
2.如果所拟的“见解和处理方法”仅是本单位要贯彻执行的事项，只不过该事项的决定权属于上级机关的职权范围，因而要请求上级机关的认可、批准后才可去做的话，那就应用“请示”。
3.如果所拟的“见解和处理方法”是对工作中的重要问题或是涉及其他部门职权范围内的事项，那么就应该用“意见”。
还要注意，除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

（四）通知。
1.含义和适用范围。通知是使用范围的非常广泛性的一种公文，其主要用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等等。而在我们实际工作中，使用得最多的是要求下级机关执行事项的通知。
2.基本写法。
通知的正文包括原由、事项、要求三部分。如为转发性的通知（例文4），则一般是将某某文转给某某单位，请贯彻执行，若有其它意见则在文中一并提出要求执行；如为事项性通知，则一般先写明通知的原由或目的，再写明需通知的具体事项；如为会议通知（例文5），则一般写明会议的具体时间、地点、参加人员、主持人、会议的具体内容等；如为人事任免通知，则写明根据什么决定，任免谁即可。一般来讲，会议通知和人事任免通知均有固定的模式，可根据实际情况参考。
3.例文4.1：《关于临时调整公共汽车811路线的通知》。该本文开头即写明调整线路的原因，然后具体写明通知的有关事项，整体简练、清晰。

（五）函。
1.含义。函是用于平行或不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求和答复审批事项的公文。
2.适用范围和类型。
（1）按发文目的分，函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。
（2）从内容和用途上分，函还可以分为商洽事宜函、通知事宜函、催办事宜函、邀请函、请示答复事宜函、转办函、催办函、报送材料函等等。
3.基本写法。
包括原由、事项、结语三部分。不管哪种类型的函，均应写明简明扼要的原由，根据需要写出主体内容，或商洽，或请求批准，或询问，或答复等等，事项要写具体、明确。
（1）如为发函：第一，发函的原因。发函是主动向对方提出公务事项的函。在开头要说明所提请求的原因和来由。第二，协商的事项。这是发函的目的所在，要有所请求，或请求支援，或请求协作，或请求解答，一定要写明确，以便对方研究答复。第三，结束语或请求复函。结束时一般用“专此函达”等，如为请求，还需用一些惯用语“敬请大力支持为盼”、“专此函达，请复”等。向对方请求批准的发函的正文与请示的组成情况相近。
（2）如为复函：第一，引叙来文。可写作“你（贵）局《关于XXX的函》（xx字〔xxxx〕x号）收悉。经研究，现函复如下：……”。第二，答复事项。针对来函所提出的事项，作出明确答复。如不能满足对方的请求，最好简要说明理由，以表示对来函单位的尊重，并取得其谅解。第三，结束语。可写“特此回复”、“特此函复”等。
要注意一事一“函”，直陈其事、言简意赅和语言要平实、亲切，自然。用语要谦和，讲究分寸。可多用谦敬语、商洽语。 
4.例文5.1：《关于申请开设公交线路事项的复函》。
这是一份请示答复事宜的复函，因来文单位不是下级机关，故不用批复而用复函，并使用了谦和语“贵院“，而不是“你院”。文章正文针对来文先陈述了我处的已开展或即将开展的工作，答复了请求的事项，然后对来文单位提出了共同做好工作的要求或建议。文章整体结构清晰、意图明确。
“函”与“请示”有时也被混用。其实使用函还是请示，主要依据发文机关与受文机关的关系。函主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来。向主管单位请求批准有关事项，主管单位用复函批准请求事项。请示则用于有隶属关系的上下级机关之间，下级机关用请示向上级机关行文请求指示批准重要事项。因此，在使用请示和函时，我们首先要弄清发文机关和受文机关的关系，然后才能确定用什么文种。

（六）批复。
  1.含义。批复是用于答复下级机关请示事项的回复性公文。其制作和应用一般以下级的“请示”为条件。当下级机关的工作涉及到上级机关审核批准；工作中遇到新情况、新问题，报请上级机关给予明确指示；遇到无法解决的具体困难，报请上级机关给予指导帮助等情况时，上级机关都应该用“批复”予以答复。因此，批复可分为审批性批复和指示性批复。审批性批复是根据审批权限针对下级机关的请示经审核后所作的答复，如例文（例文6.1）为审批性批复，整体表述简练。文中第一、二点批复请示内容；第三点提出了工作要求。指示性批复是对请示机关提出请示事项予以答复，而且批复的指示性内容，在其管辖范围内，具有普遍的指导和规范作用，如例文（例文6.2），批复的是“开发区交管总站”，但对其他区县都有指导和规范作用，可以抄送其他区、县交管总站。
2.基本写法。
由开头、主体和结语三部分组成。 开头部分，通过引叙来文以说明批复缘由。同复函类似。主体部分，根据国家的方针，政策、法令、法规和实际情况，针对“请示”的内容给予明确肯定（或否定）的答复或具体的指示，一般不进行议论。有时可以在批复事项后面概括提出希望和要求。结语部分，一般用“此复”“特此批复”等习惯用语。 
批复要注意行文的针对性。下级机关请示什么事项，你就批复什么事项；观点要明确，无论审批性批复还是指示性批复，态度要明朗，不能模棱两可；要言简意赅，庄重，充分体现其权威性；要及时，避免下级贻误工作。
“复函”和“批复”这两种公文都是回复来文的公文，有时也会被混用。两者的区别在于：从行文关系看，批复是上级机关向下级机关答复用文，属下行文；复函一般是向不相隶属机关答复用文，属平行文。从行文内容看，批复多属于对重大原则和政策性问题作出决定、批答，复函多用于一般性事项的回复。